VEDTÆGTER FOR Foreningen The Camp.
§1 Navn og hjemsted.
Foreningens navn er TheCamp.dk med binavnet “7 Open Source Days”. På internettet har foreningen hjemme på thecamp.dk
Foreningen er stiftet fredag, d. 13. maj 2011 i Holbæk.
Foreningens hjemsted er i Kalundborg Kommune.
§2 Formål
Foreningens formål er at arrangere og afholde hovedlejren TheCamp.dk – “7 Open Source Days” samt et lille antal mindre lejre årligt, hvor primært voksne primært med it-interesse kan mødes og dele tekniske erfaringer og viden.
Der afholdes typisk et lille antal lejre om året, hvor den længste herefter betegnes hovedlejren.
Foreningens formål er endvidere at eje udstyr til brug ved afholdelse af lejrene.
Hovedlejren afholdes på:
Græsrodsgården, Bregningevej 4, 4593 Eskebjerg, Danmark
§3 Medlemmer
En person, der på et tidspunkt har betalt for at deltage i hovedlejren (eller deltager på samme vilkår som en betalende på hovedlejren), er automatisk medlem af foreningen.
Et medlemskab betragtes som aktivt fra deltagelse i hovedlejren og indtil starten af hovedlejren 2 år efter, I andre år betragtes man som passivt medlem. F.eks. hvis man deltager på hovedlejren i 2011, betragtes man som aktivt medlem frem til starten af hovedlejren 2013.
Medlemskab er gratis, dog koster det penge at deltage på hovedlejren og hvorved man bliver aktiv medlem.
Et medlem kan efter eget valg nedlægge medlemskab ved skriftligt evt. elektronisk, at meddele dette til bestyrelsen.
Foreningens medlemsliste er kun tilgængelig for medlemmer. Det er det enkelte medlems eget ansvar at sikre at foreningen har en
fungerende email adresse på medlemmet.
Medlemmer der har deltaget på en af TheCamp.dk 2002-2010 lejrene bliver automatisk medlem af foreningen, ved foreningens siftelse.
§4 Generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Ordinær Generalforsamling afholdes 1 gang årligt, inden hovedlejrens begyndelse det efterfølgende år.
Generalforsamlingen indkaldes senest med fem ugers varsel med angivelse af tid og sted for mødets afholdelse, samt frist for indsendelse af forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen.
To uger før generalforsamlingen udsendes endelig dagsorden med angivelse af tid og sted for mødets afholdelse.
Indkaldelserne gøres som minimum på foreningens hjemmeside og via email til medlemmerne.
Det tilstræbes at generalforsamlingen finder sted i forbindelse med en af de mindre lejre.
Alle medlemmer har taleret, og alle aktive medlemmer har stemmeret.
Forslag der ønskes behandlet, skal være indsendt skriftligt (evt. elektronisk) til bestyrelsen senest 3 uger før generalforsamlingen.
En lovlig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.
Generalforsamlingen kan kun tage beslutninger omkring de på den udsendte dagsorden anførte punkter.
Dirigenten, der ikke må være medlem af bestyrelsen, vælges af forsamlingen. Dirigenten afgør alle spørgsmål angående behandlings- og afstemningsmåder.
§5 Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
- Valg af dirigent og referent
- Forelæggelse af bestyrelsens beretning til godkendelse. Beretningen udsendes i sin fulde ordlyd med referatet fra mødet.
- Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse
- Behandling af indkomne forslag
- Valg af formand i lige år
- Valg af kasserer i ulige år
- Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer (1 i lige år og 2 i ulige år)
- Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen for 1 år
- Valg af revisor
- Eventuelt
§6 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske herom med angivelse af det emne, som ønskes behandlet.
Generalforsamlingen skal afholdes senest 6 uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår indkaldelse, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
§7 Bestyrelsen
Alle aktive medlemmer er valgbare til bestyrelsen.
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg. Bestyrelsen konstituerer sig selv. Bestyrelsen kan meddele prokura.
Bestyrelsen består af en formand, en kasserer og yderligere 3 medlemmer, der alle vælges for to år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Formanden og 1 bestyrelsesmedlem er på valg
i lige år, mens kassereren og 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år.
Ved afstemninger har alle bestyrelsesmedlemmer een stemme, dog er formandens stemme afgørende ved stemmelighed.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, og der skal føres referat over bestyrelsens beslutninger. Bestyrelsen skal tilse, at referater og øvrige dokumenter, der vedrører foreningen, arkiveres på forsvarlig vis.
§8 Tegning og hæftelse
Foreningen tegnes af formanden og kassereren i forening. Alle økonomiske dispositioner skal godkendes af det budgetansvarlige bestyrelsesmedlem.
Foreningen kan ikke stifte gæld.
Foreningens medlemmer, udvalgsmedlemmer og bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for indgåede økonomiske forpligtigelser, for hvilken alene foreningen hæfter med formuen.
§9 Regnskab og revision
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret, dog er første regnskabsår kortere.
Bestyrelse skal senest på generalforsamligen afgive revideret regnskab og dokumentation for det foregående år og 6 uger forinden stille materialet til rådighed for revisorerne for revision.
Driftsregnskab og status, der forelægges generalforsamlingen til godkendelse, skal være forsynet med revisorernes påtegning og underskrift.
Revisorerne skal hvert år inden generalforsamling gennemgå det samlede regnskab.
Foreningens økonomi og regnskaber er kun tilgængelig for medlemmer.
§10 Procedure for vedtægtsændringer
Vedtægterne kan ændres ved kvalificeret flertal af de fremmødte, såfremt det fulde forslag og motivation er udsendt til alle medlemmer med 6 ugers varsel (første indkaldelse). Ved vedtægtsændringer kan aktive medlemmer stemme skriftligt uden at møde op til mødet.
Vedtægtsændringer skal være meldt ud samtidig med indkaldelsen og skal være motiverede og kvalificerede.
Paragraffen omhandlende foreningens opløsning, samt procedure for vedtægtsændringer der omhandler denne, kan dog ikke afgøres ved den
normale procedure, men skal vedtages efter samme procedure som en evt. opløsning.
§11 Foreningens opløsning
Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling.
På denne særlige generalforsamling er alle medlemmer stemmeberettigede.
For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede. For at forslaget kan vedtages
kræves, at mindst 3/4 af de stemmeberettigede stemmer for forslaget.
Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, tidligst 6 uger senere, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede.
Ved opløsning tilfalder eventuel formue almennyttige formål efter generalforsamlingens beslutning.